Onam formu neyi belgelemeli, neyi üstlenmemeli?
İşlem öncesi bilgi kaydı, uygulamanın kapsamını ve müşterinin sorularına verilen açıklamayı gösterebilir. Müşteriye uzun bir feragat metni imzalatmak yerine gerçekten anlatılan hizmeti kaydedin. “Bütün riskleri kabul ettim, hiçbir hakkım yok” cümlesiyle dosyayı kapatmayın.
İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatlarına İlişkin Yönetmelik Ek-1/J, cihaz ve uygulayıcı koşullarını, sorumluluğu ve yasak faaliyetleri ayrıca düzenler. J/12'de güzellik uzmanı ile sorumlu müdürün sorumluluğu yer alır; müşterinin imzası bu faaliyet sınırlarının yerine geçmez. Salon personeli, bir sağlık sorusunu formda “uygundur” kutusu işaretleyerek tıbben karara bağlamamalıdır.
Eski bir hukuk yazısının genel eser sözleşmesi yorumundan bütün epilasyon hizmetleri için tek tip zorunlu form, her olayda aynı kusur sonucu veya ceza sorumluluğu çıkarmayın. Bu rehber, somut olaydaki hukuki sorumluluğu belirlemek yerine hizmet dosyasının nasıl düzenleneceğini gösterir.
Beş ayrı kayıt neden tek onay kutusunda toplanmaz?
| Kayıt | Yanıtladığı soru | Karıştırılmaması gereken konu |
|---|---|---|
| Hizmet bilgilendirmesi ve kabulü | Hangi hizmet, kapsam ve ücret konuşuldu; hangi sorular yanıtlandı? | İşlem yetkisi veya sorumluluktan genel feragat değildir. |
| KVKK aydınlatması | Kim, hangi veriyi, hangi amaç ve hukuki nedenle işliyor? | “Veri işlemeyi kabul ediyorum” izni değildir. |
| Gerekli olan faaliyet için veri açık rızası | Başka uygun işleme şartı bulunmayan belirli veri faaliyetine özgürce izin verildi mi? | Her veriye otomatik eklenen toplu onay değildir. |
| Seans kaydı | Gerçekte ne yapıldı veya neden yapılmadı? | Önceden imzalanmış form, sonradan yapılmış işlemin kaydı değildir. |
| Tanıtım ve yayın değerlendirmesi | Fotoğraf/mesajın belirli mecrada paylaşımının hukuki koşulları var mı? | Dosyada fotoğraf bulunması sosyal medyada yayın izni değildir. |
KVKK'nın 18 Şubat 2026 tarihli 2026/347 sayılı ilke kararı açıklaması, aydınlatma ile açık rızanın ayrı metin ve beyanlarla düzenlenmesini açıklar. Başka uygun işleme şartıyla yürütülen faaliyete ayrıca açık rıza eklenmez. Aynı sayfa kullanılacaksa farklı başlıklar ve ayrı beyan alanları gerekir; aydınlatmanın içeriği için “kabul ediyorum” istemeyin.
Doldurulmuş bilgilendirme örneği nasıl görünür?
K-13, eğitim için hazırlanmış temsilî bir dosyadır. Gerçek müşteri, cihaz modeli, mesleki belge veya imza içermez. Örnekte hizmet koltuk altı için tek seans diyot epilasyon; fiyat tüm vergiler dâhil 900 TL olarak kabul edilmiştir. Bu bir salonun güncel teklifi değildir.
K-13 hizmet bilgisi — 26 Ekim 2026: Koltuk altı bölgesi için tek seans hizmeti konuşuldu. Listelenen toplam ücret 900 TL; paket satışı veya belirli seansta sonuç taahhüdü verilmedi. Müşterinin “Dört seanslık paket almak zorunda mıyım?” sorusuna, bu örnekteki teklifin tek seans olduğu açıklandı. Cihazın gerçek dosyası ve uygulayıcı yetkisi kontrol edilmeden hizmet kabulü tamamlanmayacak.
Bu bilgi kaydına eklenecek beyanın dili şöyle kurulabilir:
Konuşulan hizmetin bölgesini, tek seans kapsamını ve toplam ücretini anladım. Sorularımı sorma fırsatım oldu. Bu kayıt, kişisel sağlık uygunluğumun salon tarafından değerlendirildiği, kesin sonuç verildiği veya fotoğrafımın yayımlanmasına izin verdiğim anlamına gelmez.
İşleme ilişkin gerçek risk ve hazırlık açıklaması, kullanılan cihazın geçerli talimatı ve yetkili kişinin faaliyet sınırı üzerinden hazırlanır. Bu örneğe ilaç listesi, tıraş süresi, enerji ayarı veya bütün cihazlara uygulanacak bir bakım protokolü eklemeyin. Açıklamanın hangi belge sürümüne dayandığını kaydedin; verilmemiş bir bilgiyi müşteri anlatmış veya anlamış gibi işaretlemeyin.
Seans kaydı hangi alanlarla tutulur?
Gerçek işlemde tarih/saat, hizmet ve bölge, uygulayan kişiyle yetki kaydına bağlantı, cihaz ve başlık kimliği, gerçekleşen uygulama, kullanılan gerçek parametrelerin kaydı ve verilen yazılı bilginin sürümü izlenebilir olmalıdır. Kimlik ve cihaz ayrıntıları örnekte uydurulmaz; gerçek dosyadan alınır. Sadece “standart ayar” yazmak hangi uygulamanın yapıldığını açıklamaz.
Seans yapılmadığında da bunu açıkça kaydedin. K-13'ün tamamlanmış eğitim kaydı şu biçimdedir:
| Alan | K-13 kaydı |
|---|---|
| Görüşme zamanı | 26 Ekim 2026, 14.05 |
| Talep edilen hizmet | Koltuk altı, tek seans diyot epilasyon |
| İşlemin durumu | Uygulama yapılmadı; kişisel sağlık sorusunun değerlendirilmesi beklendi. |
| Sağlık ayrıntısının kaydı | Genel randevu ekranına ilaç adı veya sağlık öyküsü yazılmadı. |
| Cihaz / başlık ve parametre | Kullanılmadı; uygulama yapılmadığından parametre kaydı yok. |
| Ücret ve ödeme | Örnekte uygulama yapılmadı, tahsilat alınmadı; konuşulan liste tutarı ayrı bilgi kaydında duruyor. |
| Müşteriye iletilen açıklama | DM'den tıbbi uygunluk söylenmedi; hekime danışılması belirtildi. |
| Sonraki adım | Uygulama randevusu kesinleştirilmedi; işletme takibinde durum “bekliyor”. |
Bu örnekte gerçekleşmemiş seans için numara, uygulayıcı imzası veya cihaz çıktısı üretilmedi. Gerçek işlem yapılmış bir kayıtta ise ilgili alanlar gerçek verilerle doldurulur; sonradan hatırlanarak parametre yazılmaz. Bir düzeltme gerektiğinde eski kayıt görünür kalmalı, ekin zamanı ve kimin eklediği anlaşılmalıdır.
Sağlık bilgisi ve fotoğraf nasıl ayrılır?
KVKK'nın özel nitelikli veri açıklamasında sağlık bilgisi ayrıca korunur; güncel 6. madde kapsamında açık rıza dışında da sınırlı işleme şartları bulunur. Bu, güzellik salonunun sağlık hizmeti istisnasını kendisine otomatik uygulayabileceği anlamına gelmez. Her veri alanı için somut amaç ve hukuki neden belirlenmeli; salt “formda yer var” diye sağlık geçmişi toplanmamalıdır.
Önce veriye gerçekten ihtiyaç olup olmadığını sorun. Gerekliyse hangi işleme şartının geçerli olduğunu belirleyin ve veri elde edilirken aydınlatmayı yapın. Hukuki neden açık rızaysa belirli konuya yönelik ayrı beyan alın; yalnız hizmet formunun imzalanmasına dayanmayın. Yayın için ayrıca değerlendirilmemiş fotoğraf veya mesajı ajansa ve sosyal medya ekibine aktarmayın.
Kayıtları kişisel telefonlarda ve bütün ekibin girdiği ortak sohbetlerde dağıtmak yerine görev gereği erişim verin. KVKK'nın 4. madde ilkelerine ilişkin resmî açıklaması, ihtiyaçla sınırlı veri ve gerekli süre kadar saklama ilkesini açıklar. Her evraka gelişigüzel “süresiz” veya aynı yıl sayısını yazmayın; hizmet kaydı, şikâyet dosyası ve yayın verisi için amaç, yükümlülük ve saklama sonunu ayrı belirleyin.
Şikâyette dosya hangi sırayla kullanılır?
Önce bildirimi dinleyip tarihini ve şikâyetin özünü kaydedin; tanı koymaya veya fotoğrafa bakarak bakım önermeye çalışmayın. Sağlık değerlendirmesi gereken durumda hekime yönlendirin, yeni uygulamayı satış mesajıyla sürdürmeyin. Fotoğraf sırf ileride lazım olabilir diye otomatik istenmez; gerçekten gerekiyorsa amaç, hukuki neden ve güvenli paylaşım düzeni belirlenir.
Ardından ilgili bilgilendirme sürümünü, gerçek seans kaydını, ödeme/kapsam bilgisini ve sonraki yazışmaları birlikte bulun. Orijinali silmeyin veya geçmiş tarihli onay üretmeyin. Kamuya açık yoruma kişisel hizmet veya sağlık ayrıntısı yazmadan “Bildiriminizi aldık; ilgili kaydı inceleyip mevcut iletişim kanalından dönüş yapacağız” denebilir. Bunun için de gerçekten takip başlatılmış olmalıdır.
Müşteri şikâyeti ve tüketici başvuru yolları rehberi başvuru sürecini ayrıca ele alır. Buradaki kayıt düzeni, bir uyuşmazlığın sonucunu veya salonun kusursuzluğunu önceden belirlemez.
NEFES'in güzellik salonları için içerik ve sosyal medya hizmetinde kamuya açık yanıt dilinin hazırlanması konuşulabilir. Ajansa bütün onam dosyasını veya sağlık kayıtlarını göndermek bunun zorunlu parçası değildir; klinik değerlendirme ve hukuki sorumluluk kararı da ajans hizmeti olarak varsayılmaz.
Sık sorulan sorular
Onam formu dijital olabilir mi?
Dijital kayıt kullanmak tek başına geçerlilik veya yeterli ispat sonucu vermez. Hangi metin sürümünün kime gösterildiği, hangi beyanın ne zaman verildiği ve kaydın bütünlüğü izlenebilir olmalıdır. Hizmet kabulü ile KVKK açık rızasını tek işlem saymayın; açık rızanın elektronik ortamda alınabilmesi her tür hizmet onayının aynı yöntemle yeterli olduğu anlamına gelmez.
Onam formu her seans yenilenmeli mi?
Bu rehber bütün işletmeler için tek yenileme sıklığı koymaz. Hizmetin kapsamı, cihaz, verilen açıklama veya gerekli değerlendirmeyi etkileyen durum değiştiğinde belgeyi ve uygulanacak süreci yeniden kontrol edin. Seans kaydı ise önceki formu kopyalamak yerine her gerçekleşen işlemi veya yapılmama nedenini göstermelidir.
Onam formunu müşteri imzalamak istemezse?
Önce neyi imzalamak istemediğini ayırın. Gereksiz fotoğraf yayını veya veri rızası reddini hizmet bilgilendirmesinin reddi gibi kaydetmeyin. Hizmetin kendisine ilişkin irade veya gerekli bilgi belirsizse uygulamaya başlamadan açıklığa kavuşturun; mevzuata aykırı toplu onayı hizmet şartı olarak dayatmayın. Gerçek ret ve verilen açıklamayı, müşteriyi onaylamış göstermeden kaydedin.
Türkçe bilmeyen müşteriye onam formu nasıl verilir?
Anlayabildiği dilde doğru bir açıklama ve uygun metin sağlayın; yalnız “okudum” imzasından anladığı sonucunu çıkarmayın. Kullanılan dil, metin sürümü ve varsa açıklamaya yardımcı olan kişinin rolü kayda girmelidir. İçeriğin doğruluğu açıklanamıyorsa veya hizmete ilişkin irade belirsizse işlem öncesinde bunu çözün.
Kaynak ve kapsam notu
Hizmetin yetki ve sorumluluk sınırlarında Ek-1/J; kişisel veri ayrımında KVKK'nın özel nitelikli veri açıklaması, aydınlatma açıklaması ve 2026/347 ilke kararı esas alındı. K-13, işletmenin kendi hizmet ve veri düzenine uyarlanacak kayıt yapısını gösterir; gerçek kişi imzası veya işletmeye özgü hukuki kabul yerine geçmez.
