Kutunun görünüşü neden yeterli değildir?
Kaçak botoks, yalnız kutu rengine, fiyatına veya “tuttu, tutmadı” yorumuna bakılarak güvenilir biçimde ayırt edilemez. Klinik açısından doğru başlangıç; ürünün ruhsat bilgisini, tedarikçisini, kutu kimliğini ve teslim belgelerini birlikte kontrol etmektir. Bir bilginin doğru görünmesi, diğer eksikleri kapatmaz.
Örneğin düzgün basılmış ambalaj ve tanınan ürün adı, elinizdeki kutunun yasal kanaldan geldiğini tek başına göstermez. Satıcının gönderdiği ekran görüntüsünü de kendi kontrolünüzün yerine koymayın. Bu yazı bir markanın diğerinden iyi olduğunu söyleyen kıyas veya ürünün laboratuvar incelemesi değildir; klinik ekibi için satın alma ve kayıt düzenidir.
Önce ürünü kimden aldığınızı netleştirin
TİTCK’nin 7 Şubat 2024 tarihli hekim bilgilendirme mektubu, ruhsatlı botulinum toksininin ecza depoları ve ticarethaneleri üzerinden temin edilmesini vurgular. Kaynağı bilinmeyen kişi, firma veya sosyal medya kanallarından alım konusunda uyarır. Bağlantı, Türk Dermatoloji Derneğinin yayımladığı belge kopyasına gider.
Teklifteki firma adı, faturayı kesecek kuruluş ve teslimatı yapan taraf arasındaki ilişkiyi açıklığa kavuşturun. “Aynı ürünü daha uygun getiriyorum” ifadesini belge saymayın. Sipariş sorumlusu değiştiğinde eski çalışanın kişisel mesajlarında kalan satıcı bilgilerine bağımlı olmayın; kurumsal iletişim ve sipariş kaydını birlikte saklayın.
Ruhsat bilgisi ile İTS sorgusunu ayırın
TİTCK Ruhsatlı Ürünler Listesi ürünün ruhsat kaydı için başvuru kaynağıdır. Kontrol ettiğiniz ürün adını ve listenin tarihini not edin. Eski bir haberdeki marka sayısını güncel liste yerine kullanmayın. Bir ürünün listede bulunmasıyla belirli bir kutunun tedarik geçmişi aynı kontrol değildir.
Bakanlığın İTS Mobil açıklaması; karekod üzerinden sistem kaydı, geri çekme durumu, son kullanma tarihi ve ürün bilgilerine erişimi anlatır. Bununla birlikte 2024 tarihli mektup, orijinal ürünlerden kopyalanan karekodlara da dikkat çeker. Bu nedenle yalnız “kod okundu” sonucuyla dosyayı kapatmayın; tedarik zinciri ve kutu bilgilerini birlikte değerlendirin.
Teslim sırasında hangi kayıtlar tutulmalı?
Fatura veya irsaliye, ürün adı, parti ve seri bilgisi, son kullanma tarihi ile teslim tarihini aynı kayıtta toplayın. Kuruluşunuzdaki ilgili yetkili, ürünün güncel belgelerini ve teslim koşullarını değerlendirsin. Her ürün için aynı sıcaklık, bekleme süresi veya uygulama yöntemi varsaymayın; bu rehber böyle bir kullanım tarifi vermez.
Kutudaki bilgi ile evraktaki bilgi uyuşmuyorsa “sonradan düzeltiriz” diyerek ilerlemeyin. Okunmayan etiketin fotoğrafını çekmek, onu okunur hale getirmez. Eksik bilginin ne olduğunu, kimden istendiğini ve yanıtın ne zaman geldiğini kaydedin. Böylece satın alma, depo ve klinik sorumlusu aynı sorunu ayrı ayrı çözmeye çalışmaz.
Klinik için sade bir kabul kontrol tablosu
Bu tablo, kurumunuzun mevcut prosedürüne uyarlanabilecek bir çalışma örneğidir. Ürün için orijinallik sertifikası veya resmî kabul anlamına gelmez.
| Başlık | Kontrol kaydı | Eksikse yapılacak iş |
|---|---|---|
| Tedarikçi | Kuruluş bilgisi ve alım evrakı | Kaynağı yetkili sorumluyla doğrula |
| Ürün | Ruhsat kaydı, kutu adı ve kimliği | Uyuşmazlığı açıklığa kavuştur |
| Takip | İTS sonucu, parti, seri ve tarih | Tek ekran görüntüsüyle kabul verme |
| Teslim | Teslim belgesi ve ilgili koşullar | Belirsiz ürünü kullanım sürecinden ayır |
Şüpheli bir teslimatta iş akışı nasıl ilerler?
Temsili örnek: Q-07 teslimatında fatura vardır, fakat kutudaki seri bilgisi evrakla eşleşmez. Ekip ürünü kullanım sürecine almaz; teslim kaydını, fotoğrafları ve yazışmayı yetkili klinik sorumlusuna iletir. Tedarikçiden açıklama ister ve sonucu kaydeder. Bu, yaşanmış bir müşteri olayı değildir.
Açıklama geldiğinde dosyaya yalnız “satıcıyla konuşuldu” yazmayın. Hangi kutunun incelendiği, uyuşmazlığın nasıl açıklandığı ve son kararı kimin verdiği görülmelidir. Teslim alan çalışan ürünün nerede beklediğini; satın alma sorumlusu hangi belgenin istendiğini; yetkili klinik sorumlusu ise değerlendirme durumunu aynı kayıt üzerinden izlesin. Böylece vardiya değişiminde bekleyen ürünün yanlışlıkla tamamlanmış teslimat sayılması önlenir.
Şüpheyi gidermek için ürünü denemek bir kontrol yöntemi değildir. Ürüne ilişkin inceleme ile hastanın tıbbi değerlendirmesini birbirine karıştırmayın. Mektup, advers reaksiyon bildiriminde TÜFAM ve ilgili firma yetkililerini; hastanelerde farmakovijilans irtibat noktasını hatırlatır. Sağlıkla ilgili bir bildirim geldiğinde değerlendirmeyi yetkili sağlık ekibi yürütmelidir.
Hasta sorusuna ve sosyal medya içeriğine nasıl yansıtılır?
“Ürününüz orijinal mi?” sorusuna sloganla karşılık vermek yerine doğrulanmış kayıtlar üzerinden açıklama hazırlayın. Belgede bulunmayan sertifika, üstünlük veya sonuç garantisi eklemeyin. Hasta kaydını, reçeteyi veya kişisel bilgileri sosyal medya kanıtı olarak yayımlamayın. Marka karşılaştırmasına girmeden klinikte ürün ve teknik bilgilendirme rehberini kullanabilirsiniz.
NEFES’in güzellik sektörüne yönelik içerik ve sosyal medya çalışmalarına brief verirken, satın alma denetimiyle yayımlanacak bilgilendirme metnini ayrı hazırlayın. İçerik ekibine yalnız doğrulanmış hizmet kapsamını aktarın. Bir ajans çalışması, ürünün ruhsatını veya kliniğin uygulama yetkisini doğrulamaz; bu iki konu ilgili yetkili süreçlerde ele alınır.
Ekip için kısa bir yanıt akışı da oluşturabilirsiniz: soruyu kayda alın, ilgili yetkiliye yönlendirin ve açıklamanın hangi bilgiye dayandığını belirtin. Çalışanın bilmediği bir ürün ayrıntısını tahmin etmesini beklemeyin. Genel bilgilendirme metniyle kişiye özel değerlendirmeyi ayırmak, hem danışma ekibinin hem içerik ekibinin aynı sınırlar içinde çalışmasını kolaylaştırır.
