Kapora almadan önce neyi netleştirmelisiniz?
Kapora nasıl alınır sorusunun ilk adımı, müşteriye hangi randevu için ne ödediğini açıkça anlatmaktır. Hizmetin adını, tarihini, toplam bedelini, ön ödeme tutarını ve kalan ödemeyi aynı mesajda gösterin. Sonradan farklı açıklamalar yapmak yerine, ödeme öncesinde kısa bir rezervasyon özeti paylaşın.
Ön ödemenin hizmet bedelinden düşülüp düşülmeyeceğini, tarih değişikliğini ve iptal talebinin nasıl değerlendirileceğini de belirtin. “Kapora” yazılması tek başına her durumda iade edilmeyen bir ödeme oluşturmaz. Ayrıntılı sözleşme kurgusu için kapora, iptal ve erteleme rehberini kullanabilirsiniz. Burada tahsilatın günlük işleyişine odaklanıyoruz.
IBAN, ödeme linki ve POS arasındaki fark
Seçimi müşterinin uzakta veya salonda olmasına ve işletmenizin mevcut altyapısına göre yapın. Aynı randevu için farklı kanallardan ödeme açıyorsanız, biri tamamlandığında diğerini kapatacak bir kontrol belirleyin. Aksi halde müşteri hem havale yapıp hem bağlantıdan ödeme gerçekleştirebilir.
| Yöntem | İş akışındaki yeri | Kontrol edilecek nokta |
|---|---|---|
| IBAN / banka transferi | Uzaktan ön ödeme için hesap bilgisi paylaşılır. | Hesap sahibi, tutar, açıklama ve gerçek hesap hareketi eşleştirilir. |
| Ödeme linki | Sağlayıcının ödeme sayfasına yönlendirme yapılır. | İşletme kaydı, kanal uygunluğu, tamamlanan işlem ve iade süreci doğrulanır. |
| Fiziksel POS | Salonda kartla tahsilat yapılır. | İşlem referansı ve kullanılan mali belge sistemi birlikte kontrol edilir. |
Hiçbir yöntemi otomatik olarak ücretsiz veya en ucuz kabul etmeyin. Banka ya da sağlayıcı teklifinde komisyonu, sabit bedeli, paranın hesaba geçiş süresini ve iade masrafını ayrı sorun. Cihaz seçimi için yazar kasa POS, Android POS ve sanal POS karşılaştırmasına geçebilirsiniz.
Dekont fotoğrafıyla randevuyu kesinleştirmeyin
IBAN paylaşırken işletmenizin tahsilat için kullandığı doğru hesap bilgisini gönderin. Açıklamada rezervasyon kodu istemek, benzer tutarlı ödemeleri ayırmayı kolaylaştırır. Müşterinin gönderdiği ekran görüntüsünden sonra hesabın kendi hareketini kontrol edin; yalnız görselden “ödendi” durumuna geçmeyin.
Ödeme linkinde de bağlantının gönderilmiş olması, paranın alınmış olması değildir. Sağlayıcı panelindeki başarılı işlem kaydını arayın. Bekleyen, başarısız veya süresi dolan bağlantıyı ayrı tutun. Kart numarası ve güvenlik kodunu mesajla istemeyin; müşteriyi işletmenizin doğruladığı ödeme ekranına yönlendirin. Personelin hangi ekrandan onay vereceği baştan belli olsun.
2026'da tahsilat ve belge düzeni
Banka dekontunu veya kart slipini, düzenlenmesi gereken mali belgenin yerine otomatik olarak koymayın. GİB'in Güvenli Mobil Ödeme kılavuzu, bu sistem kapsamında avans tahsilatı ile daha önceki satışın alacağını ayrı işler olarak ele alır. Kullandığınız sistemde ön ödemenin hangi işlem ve belge türüyle kaydedileceğini sağlayıcıya sorun.
Vergi tarafında tahsilat tarihi, hizmet tarihi ve önceden belge düzenlenmesi birlikte değerlendirilir. GİB'in avansa ilişkin 2013 tarihli özelgesinde de bu ayrım görülür; özelge farklı bir işletmenin olayına ilişkindir. Salonunuzun uygulamasını mali müşavirinizle belirleyin. “Kapora olduğu için hiçbir kayıt veya vergi işlemi gerekmez” varsayımıyla ilerlemeyin.
Temmuz 2025'teki taslak haberini bütün salonlar için yeni bir POS değiştirme tarihi gibi kullanmayın. Güncel 593 sayılı Tebliğ YN ÖKC'den e-belge düzenlenmesini ele alır; izin verilen model ve belge bilgilerinin ilanını öngörür. Sağlayıcının “e-belge var” sözünü, sizin cihazınız ve işlem türünüz için netleştirin.
K-56 çalışma kesiti: ön ödemeden kalan bakiyeye
Bu yazıya özel varsayımsal örnekte bir randevunun toplam bedeli 2.000 TL, ön ödemesi 500 TL olsun. Bunlar piyasa fiyatı veya gerçek müşteri sonucu değildir. İşletme, K-56 rezervasyon kodunu ödeme açıklamasıyla eşleştirir; tahsilat doğrulandıktan sonra kalan tutarı 1.500 TL olarak gösterir.
Hizmet gününde yalnız kalan tutar yeniden tahsil edilir. Ön ödemenin ikinci kez gelir veya ikinci bir ödeme gibi girilmesini önlemek için ilk işlem referansı korunur. Belge düzeni ayrıca takip edilir. İade olursa eski hareket silinmez; iade tarihi, tutarı ve referansı aynı rezervasyona bağlanır. Böylece ekip değişse de dosyanın geçmişi okunabilir.
Tarih ertelendiğinde ise önce aynı rezervasyonun taşınıp taşınmayacağını kararlaştırın. Yeni randevu açıp eski ödemeyi unutmayın. Randevu, kasa ve ön muhasebe kayıtlarını eşleştirme rehberi bu ayrımı kurmanıza yardımcı olur.
Gün sonunda rezervasyon listesiyle banka ve ödeme panelini karşılaştırın. Kodu bulunmayan tahsilatı, tahsilatı bulunmayan teyidi ve mükerrer ödemeyi ayrı bir kontrol listesine alın. Müşteri farklı bir kişinin hesabından ödeme yaptıysa, gönderen bilgisiyle rezervasyon sahibini eşleştirecek açıklamayı kaydedin. Çözülemeyen hareketi tamamlandı diye kapatmayın; kimin takip edeceğini belirleyin. Bu kontrol, ay sonunda bütün dekontları yeniden aramak yerine eksikliği günlük iş akışı içinde görmenizi sağlar.
Müşteriye gönderilecek kısa ödeme özeti
Şu yapıyı kendi onaylı koşullarınızla doldurun: “Hizmet: [ad ve kapsam]. Randevu: [tarih/saat]. Toplam: [tutar]. Ön ödeme: [tutar]. Kalan: [tutar]. Rezervasyon kodu: [kod]. Ödeme kanalı: [doğrulanmış hesap veya bağlantı]. Değişiklik ve iptal koşulları: [açıklama/bağlantı]. Tahsilatı kontrol ettikten sonra randevu teyidinizi paylaşacağız.”
Mesaj ile kampanya görselindeki koşullar birbiriyle tutarlı olsun. NEFES'in güzellik işletmelerine özel içerik çalışmalarında hizmet ve randevu bilgisini sade anlatabilirsiniz. Ödeme alma, belge düzenleme ve iade işlemlerinin sorumluları ise işletmenizde açıkça belirlenmelidir.
