Önce takvim, tahsilat ve belge ihtiyacını ayırın
Güzellik salonu ön muhasebe programı seçerken Paraşüt ile randevu yazılımını yalnız abonelik fiyatıyla karşılaştırmayın. Önce eksik kalan işi bulun: personelin takvimi mi, paket seans bakiyesi mi, tahsilatın takibi mi, yoksa e-belge düzeni mi? Mevcut randevu programı gereken akışı karşılıyorsa ikinci bir yazılıma ihtiyaç olmayabilir. Finans kayıtları dağınıksa ayrı bir ön muhasebe çözümünü değerlendirmek anlamlı olabilir.
Her kaydın tek bir ana yeri olsun. Randevu saati takvimde, ödeme hareketi tahsilat kaydında, düzenlenen belgenin numarası belge takibinde görülebilmeli. Bu alanların birbirine nasıl bağlandığı önemlidir. Bir ekranda “ödendi” seçmek, banka hareketinin eşleştiğini veya gereken belgenin düzenlendiğini tek başına göstermez.
Paraşüt ile kasa modülünün kapsamı nasıl okunur?
Paraşüt’ün ürün ve fiyat sayfası, e-Fatura Programı ile e-Fatura + Ön Muhasebe Programını ayrı sunuyor. Ön muhasebe kapsamında müşteri ve tedarikçi yönetimi, cari takip, stok, raporlama ve banka entegrasyonları listeleniyor. Yalnız belge ihtiyacınız varsa bütün bu işlevleri kullanacakmış gibi paket seçmeyin; gerekli kapsamı belirleyin.
Salon Randevu’nun paket açıklamalarında ise adisyon, seans, farklı ödeme yöntemleriyle tahsilat, cari hesap ve kasa yönetimi gibi başlıklar bulunuyor. Bu, her randevu programının aynı özellikleri sunduğu veya e-Arşiv işleminin de aynı kapsamda olduğu anlamına gelmez. Kendi ürününüzde belge düzenlemenin hangi modülle, hangi sağlayıcı üzerinden çalıştığını ayrıca sorun.
| İhtiyaç | Randevu yazılımında bakın | Ön muhasebe paketinde bakın |
|---|---|---|
| Takvim ve seans | Personel, randevu ve kalan paket hakkı. | Bu akış ayrıca var mı, aktarılacak mı? |
| Tahsilat | Nakit, kart ve parçalı ödeme kaydı. | Cari hesap ve banka hareketi eşleştirmesi. |
| Giderler | Günlük gider ve kasa çıkışının kapsamı. | Tedarikçi, borç ve gider raporları. |
| e-Belge | Gerçek düzenleme mi, yalnız kayıt mı? | Belge türü, durum takibi ve kontör. |
| Veri paylaşımı | Dışa aktarma, alanlar ve erişim yetkisi. | Mali müşavir akışı ve aktarım yöntemi. |
Kasa ekranı ile e-Arşiv kaydını aynı saymayın
Ürün tanıtımındaki “kasa”, “POS”, “fatura” ve “e-Arşiv” ifadelerini tek özellik gibi okumayın. Randevu programı bir ödeme notu tutabilir; belge düzenleme ise ayrı bir süreç olabilir. Düzenleme yapılıyorsa belge numarasını, durumunu ve müşteriye iletme yolunu gösteren örnek isteyin. POS türleri rehberi ödeme aracını seçerken bu ayrımı tamamlar.
Hangi belgenin ne zaman düzenleneceğini, iptal ve iadenin nasıl işleneceğini kendi işletmenizin gerçek akışıyla mali müşavirinize kontrol ettirin. Bu yazı bir vergi yükümlülüğü takvimi vermiyor. Satıcının gösterdiği örnek belgeyi kendi mükellefiyetinize otomatik olarak uygulamayın; kapsamı baştan netleştirin.
İki sistem kullanılacaksa çift kayıt işini ölçün
Bağlantı varsa hangi verinin, hangi yönde ve ne zaman taşındığını görün. Hizmet adı, müşteri kaydı, tutar, ödeme yöntemi ve belge numarası aynı biçimde eşleşiyor mu? “Entegrasyon var” sözü bu soruları tek başına cevaplamaz. Seçtiğiniz randevu programı ile Paraşüt arasında çalışan bir bağlantı olduğu burada varsayılmıyor.
Bağlantı yoksa günlük toplu aktarımın veya elle girişin kimin görevi olacağını belirleyin. Aynı tahsilatın iki kez gelir kaydedilmesi, kısmi ödemenin tamamen ödenmiş görünmesi ve iptal edilen kaydın diğer sistemde açık kalması denemede yakalanmalı. İki programın raporunu karşılaştırırken aynı tarih aralığını ve aynı kayıt durumunu kullanın.
Erişim yetkilerini de iş bölümüyle eşleştirin. Resepsiyonun randevu değiştirmesi, bütün giderleri görmesi veya belge iptal etmesiyle aynı yetki değildir. İşletme sahibi, personel ve mali müşavir için hangi ekranların açılacağını sorun. Deneme sonunda bir örnek kaydı dışa aktarın; hizmet adı, tarih, ödeme yöntemi ve belge bilgisinin kullanılabilir biçimde geldiğini kontrol edin. Yalnız dosyanın indirilebilmesini yeterli saymayın.
P-55: Paket satışıyla seans kaydını eşleştirme
Bu varsayımsal örnekte işletme bir hizmet paketi satıyor, ödemenin bir kısmını alıyor ve ilk seansı başka güne planlıyor. Deneme kartına paket hakkı, alınan ödeme, kalan alacak ve ilgili belge bilgisini ayrı alanlar olarak yazıyor. Birinci seans tamamlanınca kalan hak değişiyor; bu değişiklik yeni para girmiş gibi gösterilmiyor. Belge düzenleme zamanı ise işletmenin koşullarıyla ayrıca değerlendiriliyor.
Aynı kayıtta saat değişikliği, ikinci ödeme ve iptal ihtimallerini de deneyin. Hangi ekranda hangi bilginin güncellendiğini sorumlu kişiyle birlikte izleyin. Örnekte gerçek müşteri verisi, yapılmış ürün testi veya ölçülmüş zaman tasarrufu yoktur; satın alma öncesi kontrol senaryosu anlatılır.
Abonelik dışında hangi giderleri yazmalısınız?
Toplam bütçeye temel paket, belge kullanım kontörü, ek modül, bağlantı, veri taşıma ve eğitim için ayrıca alınan bedelleri ekleyin. Dahil olan kalemi yeniden saymayın. Paraşüt sayfasında e-kontör paketleri ayrıca gösteriliyor; belge hacmini ve kullanım koşullarını kendi ihtiyacınıza göre değerlendirin. Yıllık ödeme gösterimini aylık ödeme planıyla karıştırmayın. Randevu tarafının giderlerini paket ve eklenti fiyatları rehberinden izleyebilirsiniz.
Ücretin yanında günlük iş yükünü de not edin: ekibin kaç kez aynı bilgiyi girdiği, yanlış kaydı nasıl düzelttiği ve ay sonunda neyi mali müşavire ilettiği karar için yararlıdır. NEFES’in güzellik işletmelerine özel sosyal medya çalışmaları hizmet ve randevu iletişimini destekler. Muhasebe yazılımı seçimini, teknik bağlantıyı ve içerik hizmeti bütçesini ayrı değerlendirin.
