Bu rehber restoran Instagram profilinde iletişim kanallarını doğru gösterme yazısından ayrılarak rezervasyon teyidi, gecikme, iptal talebi ve gelmeme durumundaki iletişimin nasıl kurulacağını ele alıyor. NEFES işletme adına ceza veya iade kararı verme yetkisi yaratmaz.
Gelmeyen misafir hangi durumda gerçekten rezervasyon sahibidir?
Önce kayıt sistemindeki gerçek olay sırası netleşmelidir. Bir misafirin sorusu yanıtlanmış olabilir ama hiç masa ayrılmamış olabilir. Böyle bir durumda kişiyi no-show ilan etmek yanıltıcıdır.
| Aşama | İşletmenin gerçek kaydı | Sosyal medya sınırı |
|---|---|---|
| Masa talebi | Gün/saat ve şube soruldu | Kesin yer sözü verilmez |
| Müsaitlik kontrolü | Salon yetkilisi baktı | Kontrol rezervasyon kabulü değildir |
| Kesin teyit | Kayıt işletme tarafından onaylandı | Onaylanmayan saat kesin denmez |
| Gecikme bildirimi | Misafir haber verdi mi, koşul ne? | Tek tip iptal süresi uydurulmaz |
| İptal talebi | Yetkili işlem tamamlandı mı? | Talep alındı ile takvim güncellendi ayrı bildirilir |
| No-show | Gerçek kayıt ve olay gözlemi | Şikâyeti müşteri kimliğiyle teşhir etme |
| Ücret/depozito | Gerçek şart, işlem ve hukuki uygunluk | İade/ceza sonucu tahmin edilmez |
No-show, restoranın gerçekten kayıtlı ve kabul edilmiş rezervasyonlarında söz konusu olabilir. Kapıdan sıra bekleyip ayrılan müşteriyi aynı kategoriye sokmayın. İptal veya gecikme mesajının ulaştığı zaman kaydedilir ve yetkili ekibe aktarılır; takvim henüz güncellenmedi diye müşterinin hiç haber vermediği varsayılmaz. Restoranın iptal ettiği, şubesini değiştirdiği veya hatalı saatle teyit ettiği kayıtlar da otomatik müşteri no-show kaydı yapılmaz.
Profilde cezayı değil, doğru iletişim yolunu gösterin
Restoranın rezervasyon işlemleri için kullandığı gerçek kanal biyografide açıkça bulunabilir. “Gelemezseniz bize haber verin” gibi genel rica uygulanabilir olabilir, fakat bunu gizli bir depozito veya hukuki ceza kuralı olarak sunmamak gerekir.
Örnek bilgilendirme: “Onaylanmış rezervasyonunuzda değişiklik gerektiğinde [restoranın gerçek iletişim kanalı] üzerinden yetkili ekibimizle görüşebilirsiniz. İptal, geç gelme ve varsa ödeme koşulları [işletmenin güncel şartları] çerçevesinde değerlendirilir.”
Bu şablon bir restoranın belirli bir ücret politikası olduğu varsayımıyla yayımlanmaz. Gerçek fiyat/şart sayfası yoksa bağlantı uydurulmaz.
Hatırlatma mesajı hangi bilgileri içermeli?
Gerçekten onaylanmış bir rezervasyon için uygun iletişim koşulları varsa misafire doğru tarih, saat ve şube hatırlatılabilir. Bu mesajın ticari kampanya reklamına dönüştürülmesi ayrı amaç ve veri hukuku değerlendirmesi doğurur.
Güncel saat: Eski tarih/saatin SMS veya DM'de kalması, müşterinin gelmeme durumunu yanlış yorumlamaya yol açabilir.
Kanal: Instagram yorumunda telefon veya rezervasyon numarası gibi kişisel bilgileri herkesin görebileceği yerde istemeyin.
Yanıt gelmedi: Mesajın okunmaması kişinin rezervasyonu iptal ettiği veya koşulları kabul ettiği anlamına gelmez.
Şube değişti: Farklı şubeye otomatik aktarım yapıldığını söylemeyin; gerçek operasyon teyidini bekleyin.
KVKK'nın ilgili kişisel veri çerçevesi hakkında erişilebilir resmî kaynak olarak Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığının KVKK mevzuat sayfası incelenebilir. Bu kaynak her durumda aynı iletişim izninin gerekli olduğunu veya olmadığını tek başına belirlemez.
Depozito ve iptal politikası nasıl ele alınmalı?
Bir restoran gerçekten ön ödeme alıyorsa bunun kapsamı, iade/değişim koşulları ve hukuki geçerliliği yetkili ticari/hukuk sorumlularınca incelenmelidir. Sırf no-show sayısını azaltmak için “kesin yanar” ifadesi kullanılmamalıdır.
Ticaret Bakanlığının 2022 tarihli fiyat ve indirim reklamları kılavuzu ücret iletişimi için yararlı bir resmî kaynaktır; belirli iptal/depozito maddesini otomatik onaylamaz.
Yönetilebilir bir içerik ve operasyon kartı
| Değişiklik | İşletme yetkili kaydı | Ajans güncellemesi |
|---|---|---|
| İptal kanalının değişmesi | Yeni doğrulanmış telefon/link | Biyografi ve hazır DM |
| Geç gelme koşulunun değişmesi | Gerçek operasyon kararı | Eski Story öne çıkan |
| Depozito kuralı değişti | Ticari/hukuk incelemesi | Eski fiyat/ceza açıklaması |
| Şube rezervasyon düzeni farklı | Şube takvimi | Ortak marka gönderisinin kapsamı |
| Rezervasyon sistemi devre dışı | Güncel kabul kanalı | “Online kesin rezervasyon” çağrısı |
Başarıyı nasıl ölçmeli?
Teyitli rezervasyonların gerçekten gerçekleşme oranı yalnız yetkili rezervasyon sistemiyle ölçülebilir. Instagram DM sayısı, restorana gelen müşteri sayısının veya no-show oranının doğrudan göstergesi değildir. Yanlış rezervasyon beklentisiyle gelen mesajlar azalırsa bu bilgi kalitesinin geliştiğine işaret edebilir.
NEFES için son kontrol: Misafir hangi aşamada kesin masa sahibi olduğunu, iptal veya gecikmeyi hangi kanaldan bildireceğini ve gerçek koşulları nereden öğreneceğini biliyor mu?
